دانایی، سرمایه کلیدی برای توسعه و نوآوری است

مدیریت دانایی یکی از مهم ترین مباحثی است که در دنیای امروز خیلی مورد توجه قرار گرفته است.در این شکل از مدیریت بخشهای زیادی از هر سازمان ایفای نقش می کنند اما بخش تحقیق و توسعه اصلی ترین گروهی است که مسئولیت اجرای این طرح را برعهده دارد.از سوی دیگر اجرای این طرح با چالش ها و مشکلات زیادی روبه روست که هنوز راه  زیادی برای حل آنها پیش روی افراد و سازمانهای درگیر در این حوزه است.

در این شماره با دکتر نادر هوشمندیار در خصوص نحوه اجرا و پیاده سازی این شکل از مدیریت در سازمانها و ارتباط آن با واحدهای تحقیق و توسعه صحبت کردیم. هوشمندیار دارای دکترای توسعه مدیریت اقتصاد سیاسی از دانشگاه داندی انگلیس و دارای مدرک M.Phil در رشته توسعه سیاسی و اقتصادی از دانشگاه برادفورد انگلیس است. او معتقد است:« برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانایی  ما نیازمند نوعی فرهنگ سازمانی هستیم كه اعضای خود رابرای ایجاد و تسهیم دانش تشویق کند».

آقای دکتر،امروزه مدیریت دانایی به عنوان یکی از ابزارهای مهم برای توانمند سازی سازمانها به کار می رود، این مدیریت در سازمان‌ها دامنه وسیع  و اشکال متفاوتی دارد،اما هنوز استفاده از راهکارهای این شکل مدیریت در ایران با چالش های فراوانی روبه روست دلیل این عدم استفاده صحیح چیست؟

دلیل اصلی می تواند این باشد که بسیاری از اوقات سازمان‌ها بدون درک صحیح  مشکلات و معضلاتی که دارند  و همچنین تلاش و بسترسازی مناسب برای حل آنها، از راه حل های مبتنی بر دانایی  استفاده می کنند، این کار نه تنها امتیازی برای سازمان ایجاد نمی‌کند، بلکه هزینه‌های گزافی هم بر سازمان تحمیل می‌کند. شناسایی  مشکلات واقعی در سازمان ها یکی از مهم ترین  مراحل به کارگیری سیستم‌های مدیریت دانایی است.

البته برای  تجزیه و تحلیل  چالش‌هایی که  فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی هستند، بازار دانایی یکی از بهترین ابزار هاست.بازار دانایی از اوایل قرن حاضر به صورت گسترده‌ای مورد توجه قرار گرفت. در این رویکرد دانایی به عنوان کالای گران ‌قیمتی در نظر گرفته می‌شود وآنچه در این خصوص انجام می شود یک سری از  تحلیل‌های شبیه‌سازی شده از تحلیل‌های اقتصادی است. و یکی از مراکز مهم دانایی محور در هر سازمانی که ازاین عنصر به عنوان اصلی‌ترین مولفه در فرآیندهای خود استفاده می‌ کند، واحد تحقیق و توسعه است.بنابراین بررسی چالش‌های فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی به عنوان یکی از مهم‌ترین روش ها در مدیریت امروز، امری حیاتی و کلیدی به حساب می آید.

آیا می توان مدیریت دانایی  را به عنوان عاملی کلیدی  جهت باروری و ظهور خلاقیت در سازمانهای تحقیق و توسعه دانست؟

بله ارزشمندی،اهمیت  و اثربخشی  تحقیق و توسعه در سازمانها، این فرصت راه به محققان داد تا  مدیریت دانایی را به عنوان عاملی در سازمانهای تحقیق و توسعه بدانند،عاملی که در اثر آن شکوفایی و حیات سازمان هم تضمین می شود.

با این وصف در نهایت هدف اصلی و نهایی  سازمانهای مدیریت دانایی و تحقیق و توسعه چیست؟

قطعا هدفی جز تسهیل در تولید محصولات جدید از طریق ایجاد دانش نخواهند داشت.می دانیم كه اهمیت مدیریت دانایی به وضوح مشخص شده، بنابراین باید بتوانیم مدل جامعی از عوامل مختلف مرتبط با فعالیتهای تحقیق و توسعه ارائه دهیم .بهترین راه برای پیاده سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانایی در سازمانهای تحقیق و توسعه، این است که خصوصیات ویژه فعالیتهای تحقیق و توسعه، مطالعه و در نظر گرفته شوند. از سوی دیگر نتایج برخی  تحقیقات نشان می دهد برای دستیابی به هدف تحقیق و توسعه مجازی سازمانها باید .مواردی را رعایت کنند  مثل:

▪ توجیه مجدد فرایندهای كسب و كار

▪ داشتن دیدگاهی جدید نسبت به نیروهای خلاق

▪ همراستا سازی روشهای سابق تحقیقات با تفكرات جدید

▪ تاكید بیشتر بر تكنولوژی های كامپیوتر و مخابرات و فناوری اطلاعات

به طور کلی تحقیق و توسعه را چگونه می توان تعریف کرد؟

مفهوم تحقیق و توسعه،  از آغاز سده بیستم به طور جدی مورد توجه قرار گرفت.قبل  از آن، تنها معدودی از موسسات خصوصی، خدماتی را برای صنایع انجام می دادند. قبل از جنگ جهانی دوم فعالیتهای تحقیق و توسعه عموما در صنایع نظامی آمریكا، اروپا و ژاپن، متمركز بودند. اما بعد از آن پیشرفتی که در  ایالات متحده اتفاق افتاد فقط از طریق سرمایه‌گذاری روی نتایج به دست آمده از فعالیتهای تحقیق و توسعه زمان جنگ بود این پیشرفت  به گونه‌ای بود كه به حجم فعالیت های تحقیق و توسعه افزوده شد و در نتیجه بهبود فزاینده محصولات را به همراه داشت. یکی از مهم ترین تعاریفی که از تحقیق و توسعه شده  را سازمان همكاری و توسعه اقتصادی (OECD)، عنوان کرده که تحقیق و توسعه را انجام كارهای خلاق و ابتكاری می‌داند كه بر اساس یك روش اصولی و نظام مند صورت پذیرفته است و از نتایج آن به منظور افزایش گنجینه دانش انسانی، فرهنگی، اجتماعی و ابداع كاربردهای جدید استفاده شود.در این میان تعاریف دیگری هم هست که از حوصله این بحث خارج است.

درست است که ما در حال حاضر شاهد پنجمین نسل تحقیق و توسعه در واحدهای صنعتی و خدماتی هستیم؟

بله بدون شک و به طور خلاصه می توانیم این پنج نسل را اینگونه تعریف کنیم.

در نسل اول ،به دلیل اینکه انجام عملیات تحقیق و توسعه در استراتژی اصلی، به عنوان فعالیتی غیر قابل پیش بینی محسوب می شد عملكرد این واحد، هزینه اضافی به حساب می آمد. از سوی دیگرساختار مدیریتی آن به صورت سازمان سنتی و سلسله مراتبی عملیات بود.همچنین هنوز پیشرفت زیادی در تكنولوژی اطلاعات دیده نمی شد و امكان دسترسی به كامپیوتر زیاد فراهم نبود.بنابراین در این دوران، "تكنولوژی" به عنوان نوعی دارایی كه باید مدیریت شود، از اهمیت برخوردار بود.

نسل دوم،بین سالهای۱۹۶۰ تا ۱۹۷۰ بود  که در طی این سالها بخشهای تحقیق و توسعه رابطه خود را با سایر بخشها ی کسب و کار شروع کردند و این عامل سبب تقویت  افزایش وابستگی، همكاری و ارتباط بیشتر در بخشها و واحدهای كسب و كار از طریق سطوح مختلف تكنولوژی شد.

در نسل سوم که  در سال ۱۹۸۰  بود رهبران تحقیق و توسعه سعی کردند ارتباطی رسمی با واحدهای كسب وكار ایجاد کنند و این کار از طریق بهره گیری از ادغام كسب و كار و تكنولوژی صورت گرفت. مدیریت تحقیق و توسعه نظام‌مندتر شده و مدیران، مشتركاً تصمیمات تكنولوژی را كشف و تعیین كردند.

چهارمین نسل را ویلیام میلر معاون مدیر تحقیق و توسعه كسب و كار در آمریكای شمالی، بنیانگذاری کرد  ومعتقد است "زمانی آن فاز ظاهر می‌شود كه مشتریان شما از تحقیقاتشان به عنوان تحقیقات شما یاد كنند". نسل چهارم تحقیق و توسعه، فرایندی از یادگیری متقارن و همزمان با مشتریان را به عنوان تنها راه مواجهه با سرعت شتابنده و حیطه جهانی تغییر، می داند.

و اما نسل پنجم  یا همین امروز،زمانی است که میلر در خصوص آن می گوید: "ممكن است واقعاً فاز پنجم در حال ظهور باشند كه در آن دانش دارایی است كه باید مدیریت شود". او كانالهای توزیع د انش را به عصر دانش (نه اطلاعات) كه بعد از عصر صنعتی ظهور یافته است و نیاز به ارتقای بهره‌وری كاركنان دانش در آن افزایش یافته، ارجاع می دهد.

تعریف شما از نوآوری و خلاقیت چیست؟

خلاقیت را می توان بیشتر یك فعالیت فكری و ذهنی به حساب آورد ولی و نوآوری بیشتر جنبه عملی دارد و در حقیقت محصول نهایی عمل، خلاقیت است. در این خصوص رابینز استاد بزرگ مدیریت، خلاقیت و نوآوری را این گونه تعریف می كند كه "خلاقیت به معنای توانایی تركیب ایده‌ها در یك روش منحصر به فرد یا ایجاد پیوستگی بین ایده‌ها است و نوآوری عبارت است از عملی و كاربردی ساختن افكار واندیشه های نو ناشی از خلاقیت."تورناتسكی هم  نوآوری را "فرایندی از تصمیمات و رفتارهای منفك معرفی می‌كند كه در طول زمان به آرامی آشكار می شوند." همچنین هالت در سال ۱۹۹۸، اصطلاح نوآوری را در یك مفهوم وسیع به عنوان فرایندی برای استفاده از دانش یا اطلاعات مربوط به منظور ایجاد یا معرفی چیزهای تازه و مفید به كار برد. می دیك  نیز در سال ۱۹۹۹ بیان داشت: "نوآوری فرایندی پنج مرحله ای است كه از شناسایی مساله یا مشكل آغاز شده و با صرف خلاقیت و ابتكار، تكمیل خلاقیت در جهت اجرایی‌كردن آن، اجرای نوآوری و نهایتاً با بسط و انتشار و گسترش نوآوری در بین همه همكاران به پایان می‌رسد." در مجموع آنچه از این تعاریف دستگیر ما می شود این است که  خلاقیت پیدایی و تولید یك اندیشه و فكر جدید است، در حالی كه نوآوری عملی ساختن آن اندیشه و فكربه حساب می آید. نوآوری به معنی به كارگیری تفكرات جدید ناشی از خلاقیت است كه در یك سازمان می تواند به صورت یك كالای جدید، خدمت و یا راه‌حل جدید انجام كارها باشد. خلاقیت اشاره به قدرت ایجاد اندیشه‌های نو دارد و نوآوری به معنای كاربردی ساختن آن افكار تازه و نو است. از سوی دیگر پژوهشگران  تعریفی از نو اوری ارائه داده اند که در آن  نوآوری را  به كارگیری خلاقانه دانش معرفی‌می‌كنند.  با چنین رویكردی جستجوی ارتباط بین مدیریت دانایی و نوآوری به اندازه ارتباط بین مدیریت مالی (در شكل مخارج تحقیق و توسعه) و نوآوری امكان پذیر خواهد بود.شركتهایی مثل فورد، ایستمن، كداك، چورن و ... از مدیریت دانایی سود می‌برند.که در واقع می توان گفت80درصد شرکتهای دنیا ازین روش استفاده می کنند.

مخازن دانش سازمانی مثل بوز، تبادل دانش اندرسن، و معماری مدیریت دانایی مونسانتو اشتراك اطلاعات را میان كاركنان امكان‌پذیر ساخته و دسترسی به اطلاعات وسیع شركت را تسهیل می كند. در سال ۲۰۰۴ بازار فروش افزارهای مدیریت دانایی بالغ بر ۸،۹ بیلیون دلار آمریكا شد. بسیاری از سازمانها، مدیریت دانایی را برای تصرف سرمایه‌های فكری كاركنانشان به كار می گیرند. اما در این بین نكته اساسی بحث مدیریت دانایی این است كه در همه سطوح یك سازمان، مقادیر متعددی از دانش درباره مشتریان، فرایندها، محصولات و خدمات وجود داشته باشد، كه اگر این دانش یكجا تصرف و انتقال داده شود آن سازمان موفق‌تر، موثرتر و نوآورتر خواهد بود.

با توجه به این تعاریف خصوصیات سازمانهای تحقیق و توسعه را از چه منظری می توان بررسی کرد؟

این خصوصیات را در حقیقت  از سه دیدگاه  می توان بررسی کرد،نوع اهداف و ارزشها، ماهیت وظایف آن و نهایتاً خصوصیات افراد شاغل در آن . لازم به توضیح است كه اولاً سازمانهای تحقیق و توسعه دارای ارزشها و اهداف كاملاً متفاوتی نسبت به سازمانهای دیگر می‌باشند. در واقع هدف نهایی سازمانهای تحقیق و توسعه ایجاد خلاقیت است.این  سازمانها دانشهای مختلف را از تجربیات افراد استخراج می کنند و بعد از آزمایش و یكپارچگی آنها، دانش جدید توسط آنها ایجاد می شود.می دانید در واقع فلسفه وجودی سازمانهای تحقیق و توسعه ایجاد دانش جدید برای عملكردهای آینده كسب و كار است. سنجش عملكرد، نقش مهمی را در هدایت فعالتیها برای نیل به اهداف و استراتژی های سازمانی ایفا می كند.

ثانیاً باید خصوصیات شغلی سازمانهای تحقیق و توسعه مورد ملاحظه قرار گیرد. وظایف و فعالیتهای استراتژیك یك سازمان تحقیق و توسعه، اغلب به صورت پروژه‌ای انجام می‌شوند و بنابراین وظایف پروژه‌ای در این سازمانها، كلیدی محسوب می شوند. از سوی دیگر پروژه های تحقیق و توسعه ذاتاً ماهیتی آینده گرا داشته و معمولاً نیازمند سطح بالایی از خلاقیت هستند.

در خصوص عملکرد کارکنان ساکن در سازمانهای تحقیق و توسعه چه دیدگاهی وجود دارد؟

در صنایع تكنولوژی پیشرفته كه تحولات بیشتر و سریعتر اتفاق می افتد، نیروی انسانی با استعداد، متخصص و دارای مدارك تحصیلی كه اغلب دارای پیشینه مهندسی یا علمی می‌باشند، استخدام می شوند. این افراد اغلب از انجام فعالیتهایی كه ارزش افزوده پایینی دارند، اجتناب می كنند و غالباً در تعقیب اهداف تحقیقاتی خود هستند. علاوه بر این آنها ارزش زیادی را برای دانش به عنوان یك دارایی مهم قائلند. از این رو پیشرفت شخصی برای چنین افرادی بسیار مهم و حایز اهمیت است.

به نظر شما برای برقراری رابطه‌ای مستحكم بین فعالیتهای مدیریت دانایی و رقابت‌پذیری در سازمان،چه مولفه هایی مورد  نیاز است؟

در این زمینه باید به یك سری از عوامل حیاتی با دقت و تاكید بیشتری نگاه کنیم،طی تحقیقات صورت گرفته  عواملی مثل ایجاد ماتریس‌های ارزیابی مدیریت دانایی، طراحی الگوهای دانش به منظور امكان مدیریت سازگار با دانش كلیدی سازمان، فعالیتهای متنوع اطلاعاتی گروهی برای ایجاد ایده های معنی‌دار و در نهایت تدوین قوانینی مبتنی بر فناوری اطلاعات در جهت ارضای اشتیاق محققان برای توسعه دید شخصی از جمله این عوامل هستند.

در بسیاری از سازمانها ما شاهد بودیم که پروژه های این سیستم مدیریتی با شکست رو به رو شده،علت ان چه می تواند باشد؟

ببینید برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانایی  ما نیازمند نوعی فرهنگ سازمانی هستیم كه اعضای خود رابرای ایجاد و تسهیم دانش تشویق کند. بنابراین باید گفت یک سری کارها مربوط به مدیریت دانایی فعالیتهایی را برای تغییر فرهنگ سازمانی نیز به دنبال دارد. می توان گفت  كه عوامل اصلی موثر بر موفقیت مدیریت دانایی به عنوان عملكردهای سازمانی اثرگذار نیز شناخته می‌شوند. زیرساخت پشتیبانی، خود می‌تواند به سازمانهای پشتیبانی رسمی و غیر رسمی تقسیم شود. سازمانهای پشتیبانی رسمی شامل تیم‌های پروژه یا كمیته رهبری مدیریت دانایی هستند. در مقابل، انجمنهای شغلی یا شبكه‌های اجتماعی نمونه‌هایی ازسازمانهای پشتیبانی غیر رسمی محسوب می‌شوند. سیستم‌ها و قوانین سازمانی ابزار روشنی برای ایجاد انگیزه یا تهدید و اجبار به منظور برانگیختن فعالیتهای مدیریت دانایی بین اعضای سازمان به حساب می‌آیند، مانند سیستم‌های پاداش و تشویق. سیستم‌های تكنولوژی اطلاعات نیز یكی از عوامل مهم موفقیت مدیریت دانایی محسوب می شود. با همه این تعاریف باز هم علت اصلی شکست این پروژه ها این است که اکثر سازمان‌ها بی‌توجه به زیرساخت‌های فرهنگی مورد نیاز،اقدام به ایجاد سیستم‌های مدیریت دانایی در سازمان کردند و در نتیجه بسیاری ازین پروژه‌ها به سرانجام نرسید و هیچ موفقیتی در زمینه بهبود اشتراک دانایی در سازمان به وجود نیامد.

در این میان هزینه های کلانی هم صر ف شده اینطور نیست؟

بله .در دهه نود میلادی چیزی حدود بیش از سه میلیارد دلار روی نرم‌افزارها و خدمات مهندسی مدیریت دانایی در سطح سازمان‌ها هزینه شد ولی با این وصف  هنوز در مورد میزان اثربخشی پروژه‌های مدیریت دانایی در بین مدیران سازمان‌ها تردید فراگیری حاکم است. در نتیجه مدیران دریافتند که اگر از انجام  پروژه‌های مدیریت دانایی صرفه نظر کنند  برایشان سودمندتر از انجام آنها خواهدبود.از سوی دیگر  هزینه‌های ناشی از عدم اشتراک دانایی سازمانی هم بسیار مخرب و کمرشکن است.و بیشترین تاثیر خود را در عرصه‌های کلیدی مثل نوآوری در عرضه خدمات به مشتریان، آموزش و یادگیری مجدد،می گذارد که باعث ایجاد هزینه‌های بسیار سنگینی برای سازمانها می شود.

مطالعات صورت گرفته در آمریکا وکانادا نشان می دهد به طور میانگین 6 درصد درآمد سازمانها بر اثر عدم دسترسی اثربخش به دانایی از بین می‌رود،قطعا راه حل این مساله عدم سرمایه‌گذاری روی مدیریت دانایی نیست.چه راهکاری را می توان جایگزین کرد؟

افزایش اثربخشی در سرمایه‌های دانایی سازمان یکی از این راههاست. راه حال آن هم با تمرکز بیشتر روی دو مساله کلیدی به دست می‌آید. اول آنکه مدیران ارشد سازمانها دیدگاه روشنی از مسائل کسب وکار خود و دانایی مورد نیاز جهت حل آنها داشته باشند.و دوم اینکه مدیران اجرایی و رده میانی سازمان، دیدگاه روشنی از دلایل عدم جریان صحیح دانایی برای حل مسائل کسب و کار به دست بیاورند.

گفتیم که واحدهای تحقیق و توسعه یکی از مهم ترین بخشهای هر سازمان برای اجرای برنامه های مدیریت دانایی است،حتما در برای راه اندازی واحدهای تحقیق و توسعه هم چالش هایی وجود خواهد داشت.این معضلات و چالش ها دقیقا چیست؟

بله امروزه واحدهای تحقیق و توسعه به عنوان بخش استراتژیک و دانایی محورهر سازمانی به حساب می‌ آیند.این بخش‌ها نیازمند نگاه دقیق تر و حساس‌تری از نظر چگونگی مدیریت دانایی هستند.شاید یکی از مهم‌ترین  مولفه‌ هایی که در واحدهای تحقیق و توسعه به کار گرفته می‌شود، دانایی است.اما چالش هایی که این بخش ها با آن رو به رو هستند یکی عدم راه‌اندازی سازوکارهای تدوین دانایی است.به این معنی که حضور کارکنان در فرآیندهای تحقیق و توسعه  در سازمان‌های پیشروی امروزی بسیار موثر است.کارکنان سعی می‌کنند با حضور در این فرآیندها و اشتراک دانایی خود در نوآوری و ارائه کالاها و خدمات خلاقانه، سازمان را یاری دهند.
با همه اینها  در بسیاری از سازمان‌ها  دیده شده که نیروی انسانی دچار سردرگمی‌ شده که  چگونه و کجا می‌تواند به تدوین دانایی خود بپردازد و این روند  بهبود دانایی خود را طی کند.

برای حل این چالش هم می‌توان از الگویی با زیرساخت‌های سخت‌افزاری (فن‌آوری اطلاعات) و فرهنگی (استانداردها و مقررات) استفاده کرد .با این روش هم می توان فرآیندهای کاری و هم فرایند اشتراک و ذخیره دانایی را می توان اصلاح کرد.

آقای دکتر یکی دیگر از چالش های اجرای برنامه مدیریت دانایی کمبود محرک‌ها جهت اشتراک دانایی است.در این زمینه چه کاری از دست سازمانها بر می آید؟

متاسفانه در بسیاری از سازمان‌ها نیروهای انسانی ماهر و صاحبان تجربه و دانایی انگیزه‌ زیادی برای ارائه و اشتراک دانایی خود با دیگران ندارند.یکی از مهمترین علل شکست پروژه‌های مدیریت دانایی همین است. وقتی‌ کارکنان در سازمان احساس کنند که اشتراک گذاشتن دانایی نه تنها موقعیتی برایشان  ایجاد نمی‌کند، بلکه می‌تواند به تهدیدی برای عملکرد روزانه آنها تبدیل شود؛ از اشتراک دانایی و تجارب خود امتناع می‌کنند.در این شرایط ایجاد یک سری فعالیت‌های فرهنگی جهت تشویق کارکنان، استفاده از سیستم‌های انگیزشی جذاب و نوین و  تغییرات در سیستم ترفیع سازمانی می‌تواند جهت حل این چالش مفید و راهگشا باشد.

برونسپاری (Outsourcing)  یا بی‌توجهی به منابع دانایی خارج از سازمان چقدر در این رابطه تاثیر گذار است؟
برونسپاری یکی از مسائلی است که  به سازمان کمک می‌کند تا علاوه بر کاهش هزینه‌ها و افزایش اثربخشی و کارآیی فعالیت‌ها، گستره استراتژیک خود را نیز گسترش دهد و مرزهای جدید دانایی و همکاران جدیدی را کشف کند.از سوی دیگر گاهی اوقات استفاده از منابع خارجی برای تجزیه و تحلیل‌های اساسی و کلیدی اطلاعات می‌تواند تنها راه‌حل موجود برای سازمان باشد.

خوشبختانه این روزها برونسپاری فعالیت‌های تحقیق و توسعه در سطح گسترده‌ای مطرح شده  و سازمان‌های پیشرو، استقبال گسترده‌ای ازین مقوله کردند، با این حال همچنان در بسیاری از کشورها و سازمان‌ها از این پدیده غفلت می‌شود،با اینکه  یکی از چالش‌های اساسی فراروی سیستم‌های مدیریت دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه همین مسئله برونسپاری است.
یکی دیگر ازین چالش ها در سیستم‌های دانایی محور، عدم کارآیی سیستم انتقال،یا به عبارت دیگر  دستیابی به دانایی مورد نیاز برای فرد مناسب در زمان مناسب است،این روش را چگونه می توان تحلیل کرد؟
درست است، این اصل در واحدهای تحقیق و توسعه به جهت طبیعت خلاق و نوآور اهمیت بسیاری دارد،این موضوع می تواند پروژه ایجاد یک محصول نوآورانه را مختل یا دچار شکست نماید.حتی در بعضی موارد ممکن است سودآوری یک محصول را به جهت ناتوانی در رساندن به موقع آن به بازار کاهش دهد یا حتی در محیط سنگین رقابتی کسب و کار یک فرصت را تبدیل به یک تهدید کند.

در بسیاری از موارد ما شاهد هستیم افرادی که نیازمند دانایی هستند، باید وقت زیادی  را صرف یافتن افراد خبره موردنظر یا فرآیندهای مرتبط با دانایی مورد نظر کنند؛و یا بین صدها پرونده و مستندات موجود به جست‌وجوی اطلاعات در رابطه موضوع موردنظر بپردازند.در این روش اغلب با دانایی حاوی اطلاعات نادقیق و تاریخ گذشته مواجه می‌شوند.

راه حل پیشنهادی شما چیست؟

برای غلبه بر این وضعیت می توان فعالیت‌هایی در خصوص فرهنگ‌ سازی جهت شناسایی منابع دانایی به کارکنان انجام داد،برای این کار هم می توان از ابزارهای جدیدی استفاده کرد،مثل ابزارهایی مبتنی بر فن‌آوری اطلاعات که راهکارهایی مانند مدیریت محتوا و مدیریت مستندات فراهم می‌کند که سبب تسریع و تسهیل فرآیندهای انتقال دانایی است. البته این نکته فراموش نشود که قبل از همه اینها باید فرآیندهای مدیریتی جهت بسترسازی، خلق و بسط و توسعه دانایی سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازه‌گیری منابع دانایی سازمانی ایجاد شود.

عدم درک ارزش‌مندی دانایی از دیگر مشکلاتی است که این روزها گریبان سازمانها را گرفته،چرا اهمیت این موضوع هنوز مورد توجه نیست؟

بله متاسفانه همچنان اهمیت دانایی و صاحبان دانایی در سازمان‌ها نامشخص و ناپیدا است.مشکل اینجاست که در سازمان‌ها نه تنها کارکنان ماهر و نخبه به اهمیت دانایی در اختیار خود واقف نیستند  بلکه  کارکنان نیازمند دانایی هم به دلایل نامعلوم و مختلفی جهت حل مشکلات روزمره به استفاده از منابع دانایی انسانی و غیرانسانی تمایلی نشان نمی‌دهند. این مساله از مهم‌ترین چالش‌های پیش روی مدیریت دانایی و اشتراک دانایی سازمانی است.

اهمیت دانایی را می توان به عنوان سرمایه کلیدی سازمان‌های امروزی جهت توسعه و نوآوری به حساب آورد که تحقق این امر نیازمند بسترهای مدیریتی و سازمانی است و برای دستیابی به آن نیازمند برنامه استراتژیک درازمدت هستند. ناگفته نماند که تغییر فرهنگ سازمانی از جمله تغییرات زمان بر و هزینه‌بری است که اجرای آن تفکر سیستمی‌ و صبورانه‌ای را توسط مدیریت ارشد سازمان می‌طلبد.

به نظر شما کمبود آگاهی مشتریان در مورد دارایی‌های دانایی محور سازمان به عنوان یک چالش مهم و اساسی چه تاثیری در این فرهنگ سازی دارد؟

بی شک یکی از مهم‌ترین کارکردهای واحدهای تحقیق و توسعه به خصوص در سازمان‌های خدماتی، ارائه دانایی مناسب درباره محصولات و خدمات خود به مشتریان و بازار است. این کار کمک می کند تا سایر ذی‌نفعان به ویژه مشتریان در فرآیند خلق ارزش سازمان حضور داشته باشند، اماباز هم این مساله با چالش‌های زیادی روبه‌رو است.

مشکل اینجاست که بسیاری از مشتریان و شرکای تجاری سازمان از وجود دانایی موجود و اینکه می‌توانند به شکل رایگان دانایی مورد نیاز خود را دریافت کنند، آگاه نیستند.در عین حال  بسیاری از مشتریان تصور می‌کنند در صورت درخواست دانایی، هزینه‌های بسیاری را متحمل می‌شوند. برای حل این مشکل سازمان باید در برنامه‌های مشتری‌گرایی خود تغییراتی جهت معرفی و ارائه منابع دانایی موجود به مشتریان ایجاد کند.

از جمله راه حل های این چالش ایجاد فرهنگ مشتری محور در سازمان، فرهنگ‌سازی و ایجاد مقررات و استانداردهای رفتار با مشتریان  است . همچنین استفاده از ابزارهای نوین هوش سازمانی مبتنی بر راهکارهای فن‌آوری اطلاعات مانند راه‌اندازی مرکز تماس‌ها و مدیریت ارتباط با مشتری نیز از دیگر راه حل های پیش روست.

می دانیم که استفاده از سیستم‌های مدیریت دانایی نوین و همگام‌سازی سازمان با پیشرفت‌های فناوری از ضرورت‌های سیستم‌های مدیریت دانایی در دنیای امروز است،اما یک عدم هماهنگی بین سیستم های دانایی محور وجود دارد.برای حل آن چه راهکارهایی مورد توجه است؟

واحدهای تحقیق و توسعه که به نوعی  به عنوان طلایه‌داران پیشرفت و نوآوری در سازمان‌ها شناخته می شوند  باید همگام با پیشرفت فناوری، توسعه سازمانی را نیز ایجاد نمایند و در راستای برقراری تناسب بین این دو مقوله تلاش کنند.اما مشکل بزرگ، وقتی رخ می دهد که تعادل بین سرعت پیشرفت سازمانی و پیشرفت ابزارهای مورد استفاده برقرار نباشد. در نتیجه سازمان خود را مواجه با تعداد زیادی از پایگاه‌های داده با همپوشانی و تداخل با یکدیگر می‌بیند. در چنین شرایطی است که فهم حقیقی دانایی سازمان بسیار دشوار و گاهی غیرممکن می‌شود. سازمان باید برای مهندسی مجدد فرآیندها، به‌روزرسانی امکانات سخت‌افزاری موجود و حتی‌الامکان ایجاد یک منبع واحد جهت ذخیره اطلاعات و مستندات اقدام کند.

در این رابطه کمبود واسطه‌ها  یا توانمندسازها چه کمکی می تواند بکند؟

تجربه نشان داده است که نیروی انسانی ماهر در سازمان دائما مورد سوال قرار می‌گیرد و بارها به یک پرسش پاسخ می‌دهد. این کار علاوه بر اینکه زمان بسیاری را از نیروی انسانی ماهر در سازمان می‌گیرد، باعث خستگی و بی‌حوصلگی نیز می‌شود و در نتیجه کاهش اثربخشی و بهره‌وری آنها را در پی دارد.

برای رفع این چالش می‌توان با ایجاد واسطه‌های دانایی، بدون مزاحمت برای نیروی انسانی ماهر، افراد را به سوی منابع دانایی و مستندات مناسب راهنمایی کرد. این واسطه‌ها  نه تنها به تسهیل فرآیندهای منتهی به دانایی می‌پردازند  بلکه دستیابی کارکنان به منابع دانایی را در کوتاه‌ترین زمان نیز امکان‌پذیر می‌کنند.

یکی دیگر از چالش های مهم مدیریت دانایی در واحدهای تحقیق و توسعه سازمانی، عدم حمایت معنوی از دستاوردهای دانایی‌محور سازمان است،چرا سازمانهای ما درگیر این عدم حمایت شدند؟

به نکته مهمی اشاره کردید ما بارها دیدیم  که در بسیاری از سازمان‌ها بعد از رسیدن  به یک دستاورد نوین، فقدان حمایت معنوی باعث می‌شود تا رقبا بی‌توجه به ارزش آن دستاورد، اقدام به تقلید و بهره‌برداری از آن کنند. این مساله باعث می شود موجی از ناامیدی و سرخوردگی در بین نیروی انسانی سازمان ایجاد ‌شود  و هیچ نفعی برای سازمان نخواهد داشت.همچنین  فرهنگ ابتکار و نوآوری را در سازمان و نیز مزیت رقابتی دستاورد دانایی محور را از بین می‌برد.در اینجاست که سازمان‌های رقیب با انعطاف‌پذیری و سرعت بالاتر می‌توانند سهم بیشتری از بازار را تصاحب کنند. بنابراین جلوگیری از خروج سرمایه‌های معنوی باید از الویت های هر سازمانی باشد.

پیشنهاد شما برای استفاده بهینه از سیستم مدیریت دانایی چیست؟

ببینید ،امروزه سیستم‌های مدیریت دانایی به شکلی فراگیر در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما برای موفقیت به‌کارگیری این سیستم‌ها باید شناخت صحیح از محیط و بسترهای سازمانی مورد نیاز برای پیاده‌سازی مدیریت دانایی مورد توجه قرار بگیرد.نکته مهم در این رابطه نیز درک این نکته است  که مفهوم دانایی  آمیخته با انسان است،و این موضوع  اهمیت این بررسی را بیش از پیش مشخص می‌کند.اما باید بدانیم که اساسی ترین نیاز پیاده سازی مدیریت دانایی شناخت و رفع چالش‌های اشتراک دانایی است.با این روش  می‌توان با گسترش راهکارهای این چالش و همین طور بررسی چالش‌ها در سایر مراحل مدیریت دانایی گام موثری در استفاده بهینه از مدیریت دانایی در آینده برداشت.

در پایان چه راهكارهایی را می توانید به عنوان محرك و مشوق مدیریت دانایی واحد تحقیق و توسعه به معرفی کنید که به تبع آن ایجاد خلاقیت و نوآوری هم به سازمانها اضافه شود؟

یک راهــكار می تواند به‌كــارگیری جلسات فشـرده دانش برای چارچوب حل مساله باشد كه ایده آن اولین بار در سال ۲۰۰۱ توسط شركت سامسونگ مطرح شد و در حال حاضر در اكثر شركتهای بزرگ دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد.در  این جلسات فرایند استاندارد را دنبال می‌كنند كه این فرایند شامل تشخیص و تسهیم مشكل، ایجاد راه‌ حل برای تمامی شركت‌كنندگان، تبدیل راه حل‌ها به برنامه‌ها و تهیه برنامه زمان‌بندی شده است. امروزه كه دانش حرف اول را می‌زند، ارتقای زیر ساختهای فناوری در سازمانها مخصوصاً در ایران، بسیار حیاتی است.برای این کار استفاده از سیستم‌های فناوری اطلاعات كه حول استانداردهای سازمان و واحد تحقیق و توسعه آن، سازماندهی می‌شود، تعامل این واحد را با سایر قسمتها بسیار بالا می‌برد.از سوی دیگر یكپارچه كردن سیستم‌های مدیریت دانایی در واحد تحقیق و توسعه با سیستم مدیریت پروژه، عملكرد این قسمت رابیش از پیش نمایان می کند ؛ چرا كه یك سیستم مدیریت دانایی فعالیتهای تحقیقاتی مختلف مانند استفاده از فعالیتهای كمیته رهبری و ایجاد و تسهیم دانش ارائه می‌نماید كه می‌تواند دقیقاً در راستای برنامه‌های ایجادخلاقیت و نوآوری پروژه‌های تحقیقاتی سازمانهای تحقیق و توسعه قرار گیرد.

نتیجه گیری تغییرات اخیر در محیط كسب و كار، باعث می شود تا سازمانها بیش از پیش بر فعالیتهای واحد تحقیق و توسعه تمركز داشته و سرمایه‌گذاری كنند. در نتیجه ایجاد خلاقیت و به كارگیری نوآوری در سازمانهای تحقیق و توسعه، بسیار مهم و حیاتی است. از آنجا كه ما در عصر دانایی محوری به سر می بریم، تنها عاملی كه می‌تواند سازمانهای تحقیق و توسعه ما را زنده و پویا نگهدارد، به كارگیری مدیریت دانایی به عنوان نیرویی توانا به منظور بروز خلاقیت است.

ارزیابی نقش دانایی محوری در مدیریت و ارتقاء سطح توسعه مندی سازمان در گفت و گو با نادر هوشمندیار